Quando se fala em automação, a primeira imagem que vem à mente é a da automação nas fábricas. No entanto, trata-se de um processo em curso em todos os segmentos de negócio, inclusive o de serviços, como é o caso dos escritórios de advocacia. No ramo do Direito, o grande motor dessa nova realidade é o software jurídico.
Essa é uma tendência que traz benefícios reais, tanto para o escritório quanto para os clientes. Porém, para que as vantagens se concretizem da melhor forma possível, é necessário saber como implementar essa nova forma de trabalho na rotina.
Porque é importante utilizar softwares jurídicos
Com a velocidade imposta pelo mercado, que requer maior agilidade nos retornos e soluções, o software para advogados otimiza tempo e amplia produtividade, pois automatiza a execução de tarefas e integra toda a rotina do escritório.
No acompanhamento de processos, é possível receber a atualização de status diretamente dos sites dos tribunais e fazer buscas direcionadas de publicações específicas em Diários Oficiais, por exemplo.
O monitoramento de prazos jurídicos fica ainda mais assertivo, uma vez que o sistema encaminha notificações aos advogados, lembrando à equipe sobre o que precisa de atenção imediata.
Muitos sistemas contam também com a padronização de modelos de peças processuais e do registro de honorários e outras cobranças de maneira segura e organizada, facilitando pagamentos e faturamentos.
O impacto positivo se dá nos "dois lados do balcão". Para o cliente, significa melhor retorno no atendimento e maior dedicação dos profissionais aos processos, já que os advogados serão poupados de tarefas antes realizadas manualmente. Para o escritório, significa redução de custos, diferenciação no mercado e maior potencial para a geração de negócios com clientes novos e antigos.
Como promover a automação em um escritório de advocacia
Já foi dito que o caminho para a automação em um escritório de advocacia passa pelo uso de um software jurídico, mas a questão tem mais aspectos que devem abordados para obter uma experiência de sucesso.
Em primeiro lugar, é preciso escolher uma boa ferramenta, que não se limite a informatizar os processos, mas automatizá-los de maneira conjunta. É importante pesquisar e conhecer as opções antes de contratar uma solução.
Uma boa ideia é fazer uso do período de teste de softwares jurídicos ou demonstrações para entender como cada uma delas funciona na prática. Outra maneira de escolher com propriedade é entrando em contato para conhecer as alternativas de suporte oferecidas pelo fornecedor.
Depois de optar pela melhor solução, é preciso revisar os processos internos do escritório de advocacia para identificar em quais pontos um sistema automatizado pode aumentar a eficiência e quais as adaptações necessárias. Isso vale para todos os setores, inclusive, para a integração entre eles.
Também deve-se treinar a equipe para que participe, aprenda e utilize a ferramenta corretamente. E, como novos recursos podem ser acrescentados à ferramenta ao longo do tempo, os treinamentos devem ser recorrentes.
Por fim, cabe dizer que a implementação da tecnologia para a automação em escritório de advocacia não se resolve em um dia. É importante monitorar e avaliar constantemente o uso do software, a fim de identificar oportunidades de aproveitar ao máximo seus recursos.
